Arbeiten im Homeoffice
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Arbeiten im Homeoffice - Hinweise, Impulse und Tipps

Die Arbeit im Homeoffice ist für die meisten von uns Neuland und bringt neben vielen Vorteilen auch große Herausforderungen mit sich.

Hier finden Sie eine Zusammenstellung verschiedener Impulse, die Ihnen als Hilfestellung und Orientierung dienen können. Diese Sammlung wird regelmäßig um neue Inhalte erweitert.

 

Sie haben Homeoffice-Erfahrung?

Wenn Sie schon länger im Homeoffice tätig sind, haben Sie vielleicht Empfehlungen für Ihre Kolleginnen und Kollegen die Sie gerne weitergeben möchten.

Wenden Sie sich dazu gerne an

Lena Geuenich
Referentin Personalentwicklung

Wer zum ersten Mal die Arbeit im Homeoffice aufnimmt, ist aus der Arbeit im Büro gewohnt, regelmäßig nach einem vorbestimmten Rhythmus zu arbeiten und ist möglicherweise mit den Freiheiten des Homeoffice eher überfordert. Wichtig ist daher auch zu Hause eine Arbeitsroutine zu entwickeln. 
 
1) Keine gewohnten Strukturen 
Wer bisher ausschließlich im Büro gearbeitet hat, ist an Strukturen und Abläufe gewöhnt. Morgens nicht mehr ins Büro fahren, ein Fehlen der vorgegebenen Tagesstruktur – das führt nicht selten dazu, dass einige ihren Arbeitstag tatsächlich im Pyjama bestreiten. 


Tipp: Schaffen Sie sich auch für Ihre Arbeit von zu Hause aus eine Routine. Starten Sie den Tag so, als würden Sie sich auf den Weg zur Arbeit begeben. Hilfreich kann dazu auch sein, eine kurze Runde um den Block zu gehen und danach an den Arbeitsplatz zu Hause zu kommen. 
 
2) Falsche Erwartungen 
Wer den Begriff Homeoffice hört, der hat häufig die Vorstellung von völliger Flexibilität und der Arbeit nach dem eigenen Biorhythmus. Allerdings ist das ein Trugschluss, denn was sich ändert, ist zunächst lediglich der Arbeitsort. Eine Erreichbarkeit zu den üblichen Zeiten muss also weiterhin gewährleistet sein. 


Tipp: Wenn Sie unsicher sind, in welchem Zeitkorridor Sie arbeiten sollen, beachten Sie dazu veröffentlichte Mitarbeiterinformationen oder stimmen Sie dies mit Ihrer Führungskraft ab. Ggf. gibt es durch die aktuelle Situation auch Einschränkungen in der Erreichbarkeit. 
 
3) Work-Life-Balance 
Alles läuft durcheinander, Berufs- und Privatleben vermischen sich zunehmend. Ein wenig Arbeit, dann noch schnell was im Haushalt erledigen, nochmal beruflich telefonieren, zum Einkauf und kochen, nebenbei Mails beantworten und beim Mittagessen weiterarbeiten. Längst nicht jede/r schafft es, im Homeoffice die Grenze zwischen Beruf und Privatleben zu ziehen. Eine klare Regelung der Arbeitszeit ist im Homeoffice daher wichtig und in Ihrem eigenen Interesse, denn ohne klare Grenzen haben Sie schließlich auch keinen richtigen Feierabend. Fest vereinbarte Arbeitszeiten bedeuten allerdings auch, das Sie in diesem Zeitraum keine Zeit für andere Aufgaben oder Ablenkungen haben. Die Verantwortung dafür liegt allerdings bei Ihnen. 


Tipp: Strukturieren Sie Ihren Tag und planen Sie genau Ihre Arbeitszeit ein und ab wann die Freizeit/Privatzeit beginnt. Die Erstellung eines Zeitplanes und eine konkrete Aufgabenplanung können dabei hilfreich sein. Dies gilt besonders jetzt, wenn die Familie den ganzen Tag zu Hause verbringt und eine Kinderbetreuung sichergestellt werden muss.  
 
4) Keine sozialen Kontakte 
Im Homeoffice gibt es nur selten jemanden zum Quatschen. Klar, Sie können und sollten Kolleginnen und Kollegen anrufen. Aber der übliche Austausch und Gespräche in der Kantine oder Kaffeeküche von Angesicht zu Angesicht fehlen. Manche leiden dann unter der sozialen Isolation im Homeoffice und die fehlende Abwechslung in den eigenen vier Wänden kann zum „Lagerkoller“ führen. 


Tipp: Vereinbaren Sie regelmäßige Telefon- oder Videokonferenzen innerhalb Ihres Teams, sodass Sie weiterhin im Austausch mit Ihren Kolleginnen und Kollegen sind. Dies kann auch eine Routine zum Start in den Arbeitstag sein, indem Sie berichten, welche Aufgaben bei Ihnen heute anfallen oder Sie ggf. auch von Ihrer Führungskraft Arbeitsaufträge erhalten. Ein hilfreiches Tool ist dabei Microsoft Teams, denn diese Software erleichtert die Arbeit in virtuellen Teams und ermöglicht Chats, Telefon- und Videokonferenzen mit den Kolleginnen und Kollegen sowie die gemeinsame Arbeit an Aufgaben und Projekten. 

In diesem Reiter werden wir Ihnen in Kürze eingereichte Tipps und Impulse von Mitarbeitenden für Mitarbeitende bereitstellen.

Wenn Teams nur noch virtuell arbeiten und sich nicht mehr täglich in der Realität begegnen, ist es umso wichtiger, dass Führungskräfte ihre Teams zusammenhalten. Dafür haben wir einige Tipps zusammengestellt, wie dies gelingt: 

1) Eine zentrale Informationsquelle einrichten 
Damit das Team Bestand hat, müssen Informationen auch auf einem einheitlichen Kommunikationsweg bereitgestellt werden. Jedes Teammitglied muss Zugang zur Informationsquelle haben, gerade in der aktuellen Situation, wenn bei einigen Kolleginnen und Kollegen die Citrix-Umgebung noch nicht auf dem heimischen Computer bereitgestellt wurde. Dann können Rundmails eine erste Lösung sein. Wichtig ist auch, dass Mitarbeiterinformationen an die Mitarbeitenden, die aktuell noch keinen Zugang zum Intranet haben, weitergeleitet werden. 
 
2) Software als Unterstützung nutzen 
Microsoft Teams kann Sie in der virtuellen Teamarbeit unterstützen. Nicht nur die Arbeit an gemeinsamen Projekten wird erleichtert, auch die Kommunikation im Team kann über die Software durchgeführt werden. Neben dem Eins-zu-Eins-Chat, können Gruppenchats, Telefon- und Videokonferenzen mit dem gesamten Team durchgeführt werden. 
 
3) Der Arbeit eine Struktur geben 
Bei der Zusammenarbeit auf Distanz besteht immer die Gefahr, dass jeder nur noch die eigenen Aufgaben sieht, sich um Teilbereiche kümmert und dabei das „große Ganze“ in Vergessenheit gerät. Dem können Sie als Führungskraft entgegenwirken, indem Sie der Arbeit eine Struktur geben. Hilfreich ist, Fragen und Probleme gemeinsam zu diskutieren. Auch das Festlegen genauer Zeiten für virtuelle Team-Meetings per Telefon- oder Videokonferenz, ist sinnvoll, um dem Arbeitstag oder der Arbeitswoche eine Struktur zu geben und Aufgaben und Abläufe zu besprechen. Hier sollte jede/r die Gelegenheit bekommen, kurz Fortschritte zu präsentieren und gleichzeitig zu sehen, wie seine/ihre Arbeit ein wichtiger Beitrag zum „großen Ganzen“ ist. 
 
4) Klar definierte Ziele setzen 
Für das erfolgreiche Handeln eines virtuellen Teams, benötigt es klare Zielvorgaben, an denen sich jede/r Mitarbeitende orientieren kann. Diese sollten ruhig regelmäßig wiederholt werden. Neben dem gemeinsamen Ziel muss dabei deutlich werden, wie jede/r einzelne dazu beiträgt, dieses Ziel zu erreichen. Die Einschätzung, welchen Beitrag die eigene Arbeit hat, fällt meist leichter, wenn die Arbeit gemeinsam in einem Büro stattfindet. Dies wird jedoch umso abstrakter, wenn die Arbeit von vielen Mitarbeitenden nur noch an einer zentralen Stelle zusammenläuft. 
 
5) Regelmäßiges Feedback etablieren 
Kommunikation besteht zu einem Großteil aus Körpersprache, Mimik und Gestik – wichtige Aspekte, die bei virtueller Teamarbeit meist verloren gehen. Gründe dafür sind neben der räumlichen Distanz, auch die veränderten Kommunikationswege wie Chat, E-Mail und Telefonkonferenzen. Eine Alternative können Videokonferenzen sein. Zu beachten ist dabei aber, dass es auch noch viele Menschen gibt, die eine Bildübertragung ebenso wenig möchten, wie eine Veröffentlichung eines Profilbildes auf der Unternehmensinternetseite. Respektieren Sie diese Einstellung anstatt die Mitarbeitenden dazu zu zwingen. 
Außerdem ist der Anlass eines Gespräches zu beachten. Geht es um kritische Anmerkungen an einzelne Mitarbeitende, sollten diese in einem Vier-Augen-Gespräch, also zu zweit, besprochen werden. Gegenseitiges Feedback drückt auch Wertschätzung aus. Nutzen Sie daher jede Gelegenheit, um Feedback an Ihre Mitarbeitenden zu geben und eröffnen Sie umgekehrt, dass Ihre Mitarbeitenden Ihnen in dieser neuen Situation ein Feedback geben. So kann die virtuelle Zusammenarbeit gestärkt werden.  
 
6) Gegenseitiges Vertrauen stärken 
Kontrolle ist gut – Vertrauen ist besser! Die Distanz zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitenden trägt häufig zu einer Wahrnehmung bei, nicht mehr genau zu wissen, welche Aufgaben die Mitarbeitenden erledigen – und wie. Vertrauen Sie ihren Mitarbeitenden, dass sie ihre Arbeit von zu Hause genauso gut und gewissenhaft erledigen wie im Büro. Vertrauen schafft die Basis für eine gute virtuelle Zusammenarbeit. Wer zu viel Kontrolle auf seine Mitarbeitenden ausübt, wird schnell merken, dass sich die Stimmung im Team ins Negative ändert. Versuchen Sie stattdessen den Kontakt zu Ihren Mitarbeitenden zu halten, indem Sie regelmäßige Teambesprechungen per Telefon- oder Videokonferenz einplanen und Raum für Statusberichte geben. Das schafft umgekehrt auch Vertrauen in Sie als Führungskraft, wenn Sie Ihre Mitarbeitenden weiterhin auf Augenhöhe behandeln. 
 
7) Persönlichen Austausch pflegen 
Durch die räumliche Distanz fehlen die Austauschmöglichkeiten im Alltag, z.B. in der Kaffeeküche oder im Flur. Der informelle Austausch stärkt den Zusammenhalt. Wenn dieses wichtige Element aufgrund der Arbeit im Homeoffice wegfällt, kann dies auch dem Teamzusammenhalt schaden. Finden Sie geeignete Alternativen für den informellen Austausch, der dem entgegenwirkt. Starten Sie beispielsweise Ihre Teambesprechung mit einer kurzen Runde, in der jede/r berichtet, wie es ihr/ihm in der aktuellen Corona-Situation geht und wie die Arbeit im Homeoffice funktioniert. 

Wir kennen sie alle: die „Aufschieberitis“. Prokrastination beschreibt das Nicht-Erledigen von Dingen, obwohl Sie sich diese fest vorgenommen haben. Der Tag beginnt mit vielen Prioritäten, einer langen To-Do-Liste und großer Motivation, doch dann taucht hier und da eine Ablenkung auf. Dies gilt vor allem im Homeoffice: Die Wäsche ist noch aufzuhängen und das Mittagessen ist auch noch nicht gekocht, da kann die Arbeit auch später erledigt werden. Kennen Sie das?  
Prokrastination ist ein verbreitetes Problem, weil es einfacher ist Aufgaben zu verschieben, als diese zu erledigen. Wer aber wirklich produktiv sein will, darf Ausreden keine Chance mehr geben. 
 
Tipp 1: Die 5-Sekunden-Regel 
Es braucht nur fünf Sekunden, um sich zu überwinden und endlich die Aufgabe zu erledigen, die getan werden muss. Wer bis fünf zählen kann, kann auch sein Leben verändern, denn es geht um die bewusste Entscheidung. Zählen Sie in einem Countdown herunter: Fünf – vier – drei – zwei – eins – und beginnen mit dem, was ansteht. Diese aktive Entscheidung, nach der Eins anzufangen, hilft Ihnen dabei, neue Gewohnheiten einzurichten. 
Das lässt sich bereits morgens beim Aufstehen umsetzen. Vielen fällt es schwer, morgens direkt aufzustehen, wenn der Wecker klingelt. Einerseits würden Sie lieber eine Stunde eher aufstehen, um früher in den Tag zu starten und nach der Arbeit noch das schöne Wetter genießen zu können. Doch statt sofort aufzustehen, drücken Sie lieber die Snooze-Taste Ihres Weckers. Sie verlagern das Aufstehen nach hinten. Meist nicht nur einmal, sogar mehrfach und landen am Ende wieder nur bei dem Vorsatz, es am nächsten Tag besser zu machen. Die 5-Sekunden-Regel kann dabei Abhilfe schaffen. 
 
Tipp 2: Hinterfragen Sie sich 
Warum schieben Sie bestimmte Aufgaben auf? Prokrastination ist eine Gewohnheit, sie läuft automatisch ab. Ein Schritt in Richtung Besserung ist deshalb, sich sein Verhalten bewusst zu machen und die Gewohnheit zu durchbrechen. Reflektieren Sie deshalb: Was machen Sie ungern? Warum? Was löst Stress aus? Was hätten Sie anders machen können? 
 
Tipp 3: Denken Sie positiv 
Gedanken haben enorme Macht. Wir reflektieren ständig unser Verhalten, analysieren uns, kritisieren uns, loben uns, schmieden Pläne. Dieser innere Monolog prägt unser Handeln und unsere Gefühle zu 95 Prozent! Denken Sie daher positiv, auch wenn vielleicht einmal weniger schöne Aufgaben anstehen. 
 
Tipp 4: Vermeiden Sie Unterbrechungen 
E-Mails kündigen sich im Posteingang an, das Telefon klingelt. Solche Unterbrechungen sind schädlich für die Produktivität. Planen Sie Aufgaben, die eine längere Konzentrationsphase benötigen, ein und kommunizieren Sie dies auch mit Kolleginnen/Kollegen, die für diese Zeit die Erreichbarkeit am Telefon übernehmen könnten. Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie gerade tun. Lesen Sie neue Mails außerdem erst nachdem Sie die Aufgabe erledigt haben. Zwingen Sie sich also dazu, sich auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren anstatt in Gedanken schon bei der nächsten zu sein.

Auf der Homepage "Arbeits- und Gesundheitsschutz im Erzbistum Köln" finden Sie Hinweise, Anregungen und Tipps, wie Sie Ihre Tätigkeit im Homeoffice im Sinne Ihrer Gesundheit gestalten können.

Im Internet gibt es viele Angebote gegen den Corona-Koller. Mit Filmen, die online zugänglich sind, können wir die Außenwelt erleben und sie nicht nur betrachten, sondern uns auch kreativ mit ihnen weiterbeschäftigen. 
 Viele Fernsehsender stellen in ihren Mediatheken besondere Angebote für Familien und für Schülerinnen und Schüler bereit. 
Einige große US-Filmstudios – zuerst Universal, dann auch Warner Bros. und Sony Entertainmen – bieten wegen der Corona-Krise kinostartbereite Filme parallel als Video on Demand. 
 Und auf der Video-Plattform Youtube findet man zahlreiche Videos, die während der längeren Zeit zu Hause hilfreich sein können, wie z.B. Fitness-Kurse von Sportvereinen uvm. 
 
Auf der Seite der Medienzentrale finden Sie eine Zusammenstellung von Links zu Online-Film-Angeboten und Tipps zur kreativen Beschäftigung mit Filmen. 
Herzliche Einladung sich dort umzusehen und fündig zu werden!